Comment créer, organiser et personnaliser des dossiers dans Gmail : un guide complet avec des conseils et des automatisations

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Gmail s’est imposé comme l’un des services de messagerie les plus utilisés et les plus appréciés au monde., grâce à sa facilité d'utilisation, sa compatibilité avec les appareils et les ordinateurs et son intégration transparente avec l'écosystème Google et Android. Cependant, bien qu'il soit facile de démarrer avec, de nombreux utilisateurs ne connaissent pas ou ne tirent pas pleinement parti des outils d'organisation avancés qu'il offre, notamment en ce qui concerne le Gestion efficace des e-mails à l'aide de dossiers ou d'étiquettes. L’une des questions les plus courantes posées par les utilisateurs est de savoir s’il est réellement possible de créer des dossiers dans Gmail pour organiser les e-mails comme d’autres services traditionnels.

Tout au long de cet article, vous découvrirez Comment créer, gérer, personnaliser et automatiser des dossiers (étiquettes) dans Gmail. Nous vous aiderons à comprendre la différence entre les dossiers et les étiquettes, comment en tirer le meilleur parti à partir de n'importe quel appareil et comment automatiser le processus afin que vous ne perdiez plus jamais de temps à rechercher un e-mail important.

Est-il possible de créer des dossiers dans Gmail ? Différence entre les dossiers et les étiquettes

La question est fréquemment posée : Pouvez-vous créer des dossiers dans Gmail comme d’autres services de messagerie ? La réponse officielle de Google est que Gmail n'utilise pas de dossiers conventionnels, mais des étiquettes. Bien que le concept soit différent, le résultat est pratiquement le même et beaucoup plus puissant. Les étiquettes dans Gmail sont une version évoluée des dossiers. Vous pouvez appliquer plusieurs étiquettes au même e-mail., tandis que les dossiers traditionnels ne permettent de stocker qu'un seul message à la fois dans un dossier.

À quoi servent les libellés Gmail ? Vous êtes autorisé:

• Triez vos e-mails dans différentes catégories (personnel, travail, factures, projets, etc.).
• Appliquer plusieurs étiquettes à un seul message: : le même email peut appartenir à la fois à des « projets » et à des « factures ».
• Recherchez et localisez facilement vos e-mails en cliquant sur n'importe quelle étiquette dans le panneau latéral.
• Balises imbriquées pour créer des sous-dossiers et une hiérarchie organisationnelle.

Ainsi, bien que le terme « dossier » ne soit pas formellement utilisé dans Gmail, Vous pouvez trier et gérer vos e-mails comme s'il s'agissait de dossiers traditionnels, mais avec plus de flexibilité et d'efficacité..

Comment créer un dossier (étiquette) dans Gmail à partir du navigateur

L’une des méthodes les plus pratiques et visuelles pour organiser votre courrier électronique est Créer et gérer des dossiers dans Gmail à l'aide d'un ordinateur. Suivez ces étapes détaillées pour ce faire :

1. Accès à Gmail depuis votre navigateur et connectez-vous au compte sur lequel vous souhaitez créer le nouveau dossier.
2. Dans la barre latérale gauche, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez la section Étiquettes.
3. Cliquez sur l'icône + (ou « Créer une nouvelle balise »), généralement situé à côté du titre « Balises ».
4. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom que vous souhaitez pour la nouvelle étiquette (par exemple, « Factures », « Travail », « Famille », etc.).
5. option: Si vous souhaitez créer un sous-dossier (balise imbriquée), sélectionnez « Balise imbriquée à l'intérieur » et choisissez la balise parent sous laquelle vous souhaitez créer le sous-dossier.
6. Haz clic en créer et vous verrez votre nouvelle étiquette dans la liste latérale.

Avantages avancés : vous pouvez avoir jusqu'à 10.000 XNUMX étiquettes par compte et, si nécessaire, priorisez votre organisation en imbriquant des étiquettes dans d'autres, en simulant des sous-dossiers comme vous le feriez dans un système de fichiers traditionnel.

Comment créer un dossier dans Gmail à partir de l'application Android

L’utilisation de Gmail sur un téléphone mobile devient de plus en plus courante. Bien que l'application Android et iOS présente quelques différences par rapport à la version de bureau, Vous pouvez créer et gérer des étiquettes depuis l'application pour garder votre boîte de réception parfaitement organisée où que vous soyez :

1. Ouvrez l'application Gmail sur votre mobile.
2. Cliquez sur l'icône les trois barres horizontales (menu hamburger) dans le coin supérieur gauche.
3. Descendez jusqu'à la section de Étiquettes et cliquez sur créer un nouveau.
4. Saisissez le nom que vous préférez pour votre nouveau dossier ou étiquette et confirmez sa création.

Note: Sur certains appareils, l'option peut être étiquetée comme Créer un nouveau document en raison de traductions automatiques ou de versions de l'application qui ne sont pas entièrement mises à jour. Dans les deux cas, le processus est très similaire : recherchez la nouvelle option d’étiquette et attribuez-lui le nom souhaité.

Vous pouvez créer autant de dossiers (étiquettes) que vous le souhaitez, sans limite pratique à votre organisation quotidienne.

Comment ajouter des e-mails à un dossier (étiquette) dans Gmail

Une fois vos étiquettes créées, l’étape suivante est Déplacer ou attribuer des e-mails à vos dossiers Gmail (étiquettes). Cela peut être fait de plusieurs manières, aussi bien sur ordinateur que sur mobile :

• Depuis l'ordinateur : Marquez un ou plusieurs e-mails dans votre boîte de réception, cliquez sur l'icône "Déménager à" o "Étiquette", sélectionnez le dossier ou l'étiquette souhaité et il sera appliqué automatiquement.
• Depuis le téléphone : Ouvrez un e-mail, appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Changer les étiquettes » o "Déménager à". Choisissez le(s) libellé(s) souhaité(s) et appuyez sur « OK ».
• Dans les deux cas: Vous pouvez attribuer plusieurs étiquettes au même e-mail, ce qui vous permet de l'organiser par thème.

Grâce à ce système, Il est possible d'avoir un seul email sous différentes catégories sans le dupliquer.. Par exemple, un e-mail de réservation de voyage peut être étiqueté à la fois « Vacances » et « Paiements ».

Comment automatiser l'organisation : créer des filtres dans Gmail

Voulez-vous aller plus loin et Gmail organise automatiquement vos e-mails dans des dossiers ? La clé est dans le filtres gmail: Vous pouvez en apprendre davantage sur Comment sauvegarder vos e-mails dans Gmail pour assurer la sécurité et l’efficacité de votre organisation.

1. En haut de votre boîte de réception, appuyez sur la petite flèche déroulante dans la zone de recherche.
2. Définissez les critères de filtrage : expéditeur, mots-clés, destinataire, taille, etc.
3. Appuyez sur Créer un filtre.
4. Marquer la fonction « Appliquer l'étiquette » et choisissez ou créez le dossier dans lequel vous souhaitez que ce type d'e-mail soit automatiquement archivé.
5. Confirmez la création du filtre et, si vous le souhaitez, vous pouvez également l'appliquer aux emails existants.

Avantages:

• Automatisation complète des e-mails réguliers (factures, newsletters, notifications de travail, etc.)
• Évitez la surcharge de la boîte de réception
• Permet d'archiver, d'ajouter une étoile, de supprimer ou de transférer des messages selon des règles définies

Comment modifier, renommer ou supprimer des dossiers (étiquettes) dans Gmail

La gestion de vos dossiers Gmail ne s'arrête pas à leur création. Peut Modifiez, renommez, masquez ou supprimez des balises facilement et rapidement:

• Modifier ou renommer : Cliquez sur les trois points à côté de l'étiquette dans la barre latérale, sélectionnez « Modifier » ou « Renommer », attribuez le nouveau nom et enregistrez vos modifications.
• Retirer: De même, utilisez le menu à trois points et sélectionnez « Supprimer l’étiquette ». Confirmer l'action. Notez que cela supprime uniquement l'étiquette, pas les e-mails.
• Cacher: Si vous avez beaucoup d'étiquettes et que vous souhaitez réduire l'encombrement visuel, vous pouvez les masquer dans la section « Gérer les étiquettes ».
• Couleurs personnalisées : Vous pouvez attribuer des couleurs différentes à chaque étiquette pour les distinguer plus facilement. Passez simplement la souris sur l'étiquette, cliquez sur les trois points et sélectionnez « Couleur de l'étiquette ».

Conseil: Avant de supprimer une étiquette, vérifiez que vous ne perdez pas l'accès rapide aux messages importants. N'oubliez pas que les e-mails resteront dans votre compte même si vous supprimez l'étiquette, à moins que vous ne choisissiez de les supprimer également.

Comment créer des sous-dossiers ou des étiquettes imbriquées dans Gmail

L'organisation avancée est réalisée grâce à des sous-dossiers (balises imbriquées). Il est possible de structurer votre courrier électronique par projets, clients, années, services, etc. Vous pouvez également consulter alternatives à Gmail Si vous recherchez d’autres options d’organisation du courrier.

1. Dans le panneau Étiquettes, cliquez sur les trois points à côté de l’étiquette principale dans laquelle vous souhaitez créer un sous-dossier.
2. Sélectionnez « Ajouter une sous-étiquette ».
3. Saisissez le nom du sous-dossier et cliquez sur « Créer ».
4. Le sous-dossier apparaîtra sous le dossier principal, permettant une gestion hiérarchique et visuelle plus claire.

Idéal pour les utilisateurs ayant de nombreux projets ou qui reçoivent un volume élevé de messages, car il vous permet d'imbriquer des étiquettes, organisant ainsi davantage la structure de votre courrier électronique.

Afficher ou masquer les libellés dans Gmail

Parfois, avec autant d’étiquettes, la barre latérale de Gmail peut devenir encombrée. Vous pouvez choisir quelles étiquettes sont affichées ou masquées. facilement:

• Cliquez sur « Gérer les étiquettes » dans le menu latéral ou accédez à Paramètres > Étiquettes.
• À côté de chaque étiquette, sélectionnez si vous souhaitez qu'elle soit visible, uniquement lorsqu'il y a des messages ou masquée.

Cela permet de garder l'interface propre et concentrée sur ce qui est important.

Conseils avancés pour organiser vos e-mails dans Gmail

• Combiner des balises et des filtres : Automatisez tout ce que vous pouvez avec des règles et des étiquettes pour gagner du temps et éviter le chaos dans votre boîte de réception.
• Attribuer des couleurs intelligentes : Utilisez des couleurs pour différencier les zones (travail, famille, clients, avis urgents, etc.).
• Utilisez les étiquettes comme listes de tâches : Par exemple, vous pouvez créer des étiquettes telles que « En attente de réponse » ou « À réviser ».
• Réévaluez vos étiquettes : Vérifiez et supprimez les balises inutiles de temps en temps pour que tout soit à jour.
• Limite de visibilité : Dans la version Web, vous ne pouvez voir que jusqu'à 500 balises dans la barre latérale ; une quantité plus importante de ceci peut ralentir la charge.
• Ne confondez pas cacher et supprimer : Le masquage supprime uniquement l'étiquette de la vue, mais elle existe toujours et les e-mails sont toujours étiquetés.

Exporter les e-mails d'un dossier (étiquette)

Si vous devez exporter ou sauvegarder tous les e-mails d'une étiquette spécifiqueVous pouvez vous appuyer sur des outils tiers comme les extensions Chrome officielles ou utiliser le service Google Takeout pour exporter tous vos e-mails avec une étiquette spécifique.

Cependant, veuillez noter que l'exportation avancée n'est disponible que pour les comptes standard, et non pour les comptes gérés par des organisations.

Garder vos e-mails organisés dans Gmail à l'aide de dossiers (étiquettes) vous simplifiera la vie.: réduit le stress, augmente la productivité et vous fera gagner du temps au quotidien. Que vous utilisiez votre compte pour le travail, l’école ou la gestion personnelle, les possibilités offertes par les libellés Gmail sont infinies. Prenez quelques minutes pour configurer votre système d'organisation et vous verrez comment tous vos e-mails commencent à avoir du sens et à s'organiser, vous permettant de vous concentrer sur ce qui est vraiment important.

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